Awareness in der Erstiwoche: So planen Fachschaften erreichbare Hilfe

Eine Erstiwoche braucht erkennbare Ansprechpersonen, verlässlich betreute Kontaktwege und eine Vertretung für jede Schicht. Dazu kommen Absprachen mit jedem Veranstaltungsort, ein eingeübter Umgang mit Hilferufen und ein Plan für Ortswechsel und Heimwege. Hilfe muss auch dann erreichbar bleiben, wenn ein Team gerade jemanden begleitet, das Handy ausfällt oder die nächste Kneipe bereits voll ist.

Für Fachschaften, AStA-Teams und studentische Veranstaltende ist das oft die schwierigste Aufgabe: Am Nachmittag helfen andere Menschen als nachts. Gruppen ziehen durch eine noch fremde Stadt, und beim Wechsel vom Campus in die Kneipe kommen neue Ansprechpersonen hinzu. Euer Awareness-Konzept für die Erstiwoche sollte gerade an diesen Übergängen zeigen, wer erreichbar ist und wie es weitergeht.

Dieser Artikel bezieht sich vorrangig auf Deutschland. Aufgabenmatrix, Vorbereitungscheckliste, Zeitvorschläge und Briefing sind redaktionelle Vorlagen von DrinkCheck, keine zertifizierten oder rechtlich verbindlichen Standards. Empfehlungen einzelner Hochschulen werden als solche benannt. Eure örtlichen Vorgaben und Vereinbarungen prüft ihr gesondert.

1. Ziele und Zuständigkeiten vor dem Programm klären

Awareness soll Unterstützung bei Grenzverletzungen, Diskriminierung, Belästigung und belastenden Situationen zugänglich machen. Dafür muss niemand zunächst beweisen, was passiert ist. Auch „Ich möchte hier weg“ ist ein Anlass, zuzuhören und passende Unterstützung anzubieten. Verantwortung für einen Übergriff trägt die übergriffige Person.

Formuliert euer Ziel so konkret, dass ihr es vor Ort prüfen könnt: Wer bei unserer Veranstaltung Hilfe sucht, findet eine ansprechbare Person. Diese weiß, wer übernimmt und wie bei einem Notfall professionelle Hilfe gerufen wird. Dass nichts passiert, könnt ihr nicht versprechen. Für erreichbare Unterstützung könnt ihr dagegen viel vorbereiten.

Drei Ebenen, die ihr auseinanderhalten solltet

Die Fachschaft oder das AStA-Orga-Team plant das studentische Angebot, teilt Helfende ein und informiert Teilnehmende. Klärt, wer das jeweilige Format tatsächlich veranstaltet. Die Person, die den Gruppenchat eröffnet hat, ist nicht automatisch für sämtliche Entscheidungen zuständig.

Die Hochschule ist Ansprechpartnerin für ihre Räume, offizielle Beschwerdewege und vorhandene Beratungsangebote. Fragt die zuständige Stelle, welche Regeln für eure Raumnutzung gelten. Eine zentrale Kontaktadresse bedeutet noch keinen Bereitschaftsdienst am Samstagabend.

Der Veranstaltungsbetrieb kennt Einlass, Hausrecht, Personal, Fluchtwege und Rettungszugang seiner Location. Sprecht ab, wer bei einem Hilferuf unterstützt und wer über Maßnahmen im Betrieb entscheidet. Diese Zuständigkeiten bleiben auch dann wichtig, wenn ihr eigene Freiwillige mitbringt.

Haltet Planungstreffen und Veranstaltungstermine auch in eurer Kommunikation auseinander. Ein Beispiel dafür ist der Koblenzer AStA-Newsletter: Sein Versandfeld nennt den 20. Juli 2026, 14:14 Uhr. Angekündigt wird ein Treffen des AK Erstsemester für 20. Juli, 18 Uhr. Das ist ein Planungstermin, kein Datum der Erstiwoche. Wann die kommende Erstsemesterwoche stattfindet, geht aus dieser Ausgabe nicht verlässlich hervor. Für eure Ankündigungen zählt deshalb das bestätigte eigene Programm.

2. Rollen, Vertretungen und Schichtübergaben organisieren

Legt zuerst das Programm neben den Schichtplan: Welche Orte sind gleichzeitig geöffnet, wann teilt sich eine Gruppe, wann stehen Pausen an? Tragt für jeden Zeitraum eine verantwortliche Person und eine erreichbare Vertretung ein. Auf einer Liste mit zwanzig Freiwilligen kann trotzdem eine ganze Stunde unbesetzt bleiben, wenn die Dienstzeiten fehlen.

Der Awareness-Leitfaden des StuRa Heidelberg empfiehlt für Ersti-Veranstaltungen mindestens zwei Personen pro Schicht, einen nüchternen Einsatz und Absprachen mit den Locations. Das ist eine lokale Empfehlung, keine deutschlandweite Personalvorgabe. Entscheidend für eure Besetzung ist, ob nach einer Begleitung weiterhin jemand für andere Gäste erreichbar bleibt.

Schaut besonders auf Doppelrollen. Wer allein die Kasse betreut, kann nicht zugleich ungestört ein Hilfegespräch führen. Für diesen Fall muss jemand die Kasse übernehmen können. Für Beschwerden über Teammitglieder braucht ihr außerdem eine unbeteiligte Ansprechperson außerhalb der betroffenen Schicht.

Arbeitshilfe: Aufgabenmatrix für eure Erstiwoche

Redaktionelle Vorlage: Ergänzt Namen, Dienstzeiten und interne Kontaktdaten in einer geschützten Teamkopie. Die Rollen können je nach Größe zusammengelegt werden, sofern die Aufgaben gleichzeitig leistbar bleiben. Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich bewegen.

Eine Übergabe endet mit einer Bestätigung

Plant beispielsweise zehn Minuten ein, in denen beide Schichten da sind. Die ablösende Person erhält Telefon oder Funkgerät, Schlüssel und den aktuellen Ortsplan. Geht gemeinsam durch: Welcher Kontakt ist besetzt? Ist der Rückzugsort frei? Läuft noch eine Begleitung, und was braucht die nächste Schicht dafür?

Persönliche Informationen werden nur im erforderlichen Umfang und möglichst mit der betroffenen Person abgestimmt weitergegeben. Im offenen Funk reicht etwa: „Bitte komm zum vereinbarten Kontaktpunkt.“ Namen und Schilderungen eines Übergriffs gehören dort nicht hinein.

Erst wenn die neue Schicht ausdrücklich übernommen hat, geht die alte. Fehlt die Ablösung, informiert das bisherige Team die Orga-Leitung. Sie organisiert Ersatz oder passt das Programm an. Plant auch diesen Fall vorher, damit eine erschöpfte Person nicht auf unbestimmte Zeit weitermachen muss.

3. Mehrere Veranstaltungsorte einzeln vorbereiten

Erstellt für jeden Ort ein kurzes Ortsblatt. Darauf gehören die vollständige Adresse, der nutzbare Eingang, die Ansprechperson im Betrieb und die Position eures Kontaktpunkts. Ergänzt barrierearme Wege, Toiletten, den vereinbarten Rückzugsort und den Zugang für Rettungskräfte. „Im Fachschaftsraum“ reicht für jemanden, der den Campus zum ersten Mal betritt, selten aus.

Geht die Wege vorab ab. Ist die Seitentür abends verschlossen? Funktioniert der Aufzug zu euren Zeiten? Kann jemand ohne Treppen zum Kontaktpunkt kommen? Beschreibt, was ihr geprüft habt, statt einen Ort bei offenen Fragen pauschal als barrierefrei zu bezeichnen. Nennt auch einen Kontakt, an den sich Menschen mit Fragen zu ihrem individuellen Bedarf wenden können.

Schaut euch den Rückzugsort gemeinsam an: Wer hat den Schlüssel? Ist der Raum zugänglich, ausreichend ruhig und vor neugierigen Blicken geschützt? Kann die Person selbst entscheiden, ob sie dort bleiben möchte? Ein abgeschlossener Lagerraum oder ein Durchgang, in dem ständig Material geholt wird, eignet sich dafür kaum.

Besprecht gleich, wohin ihr ausweichen könnt, falls der Raum belegt ist. Hat eine Kneipe keinen geeigneten Bereich, muss euer Team das wissen. Vereinbart dann einen erreichbaren anderen Ort und plant die Begleitung dorthin. Verweist niemanden allein durch eine unbekannte Umgebung.

Ein Beispiel: Während im Campusraum das Kennenlernen läuft, beginnt bereits die erste Kneipengruppe. Dann sind zwei Angebote aktiv. Ein einziges Handy, das mit der Tour mitwandert, lässt den Campus ohne Kontakt zurück. Gebt beiden Orten eine besetzte Anlaufstelle oder entzerrt die Zeiten.

Können Minderjährige teilnehmen, klärt deren Teilnahme, Begleitung und Einlassregeln vorab mit Veranstaltenden und Betrieb. Übertragt Absprachen für Erwachsene nicht pauschal auf sie. Kommuniziert Altersgrenzen, bevor sich jemand für das Angebot entscheidet, und plant gegebenenfalls eine passende Alternative.

4. Erstsemester so informieren, dass Hilfe auffindbar wird

Erklärt bei der Begrüßung, wer heute hilft, woran die Personen erkennbar sind und bis wann der Kontakt betreut wird. Zeigt den Treffpunkt tatsächlich. „Alle kennen doch unsere Fachschaft“ funktioniert bei Erstsemestern nicht.

Der Göttinger Guide „O-Phase für alle“, Stand August 2021, regt unter anderem ein erreichbares Awareness-Team beziehungsweise ein Prepaid-Handy während der Veranstaltung oder O-Phase an. Er nennt außerdem Ansprechbarkeit, bekannte Notfallangebote und Unterstützung beim Heimweg. Nutzt das als Planungshilfe und prüft eure aktuellen örtlichen Möglichkeiten.

Ein kurzer Hinweis könnte nach dem Eintragen eurer echten Angaben lauten:

„Wenn du Unterstützung brauchst, sprich die Personen mit [Erkennungszeichen] an oder komm zu [Kontaktpunkt]. Unser Kontakt [Nummer] ist heute von [Beginn] bis [Ende] besetzt. Du musst nicht erklären oder beweisen, warum du Hilfe suchst. Wenn das Handy nicht erreichbar ist, wende dich an [Alternative vor Ort]. Bei einem medizinischen Notfall: 112.“

Nutzt denselben Hinweis im Programm, am Eingang und an passenden Stellen vor Ort. Ein QR-Code kann ergänzen, sollte aber nicht der einzige Zugang sein. Vielleicht ist das Handy leer, der Empfang schlecht oder der Code für eine Person mit Sehbeeinträchtigung schwer zu nutzen. Eine kurze englische Fassung hilft, wenn ihr internationale Studierende erwartet.

Sagt ausdrücklich, dass Menschen ohne Alkohol teilnehmen und Programmpunkte auslassen können. Niemand sollte bei einem Trinkspiel mitmachen, Persönliches erzählen oder Körperkontakt zulassen müssen, um dazuzugehören. Ein freiwilliges Buddy-Angebot kann beim Ankommen helfen. Auch dann bleiben die Veranstaltenden für Unterstützung erreichbar.

5. Freiwillige und Personal vor jeder Schicht briefen

Auch ein sorgfältiges Konzept im gemeinsamen Ordner muss vor Ort erklärt werden. Ladet vor Beginn die Personen dazu, die an Einlass, Theke oder Garderobe angesprochen werden könnten. Bei externem Personal stimmt ihr den Ablauf mit dessen verantwortlicher Person ab.

Im Kurzbriefing ruft ihr die wichtigsten Absprachen für die kommende Schicht in Erinnerung. Die Vorbereitung auf Gespräche über Diskriminierung oder sexualisierte Gewalt braucht mehr Zeit; auch ein Erste-Hilfe-Kurs lässt sich dadurch nicht ersetzen. Gebt neuen Helfenden Gelegenheit, Fragen zu stellen, eigene Grenzen zu benennen und zunächst mit erfahrenen Personen mitzugehen.

Die Leibniz Universität Hannover, Seitenstand 29. Juli 2026, empfiehlt, die Grenzen ungeschulter Teams transparent zu machen: Sie können erste Anlaufstelle sein und an geeignete Beratung weitervermitteln. Besprecht deshalb auch, was eure Freiwilligen tatsächlich leisten können. Ein mehrsprachiges Namensschild oder eine Weste sagt nichts über Ausbildung aus.

Arbeitshilfe: ein Briefing in zwölf Minuten

Redaktionelle Vorlage: Die Zeitaufteilung ist ein Vorschlag. Wenn etwas unklar bleibt, nehmt euch mehr Zeit, bevor die Schicht beginnt.

1. Minute 0 bis 2, Rollen: Alle nennen Name, Aufgabe und Vertretung. Klärt, wer unbeteiligt übernimmt, wenn sich eine Beschwerde gegen jemanden aus dem Team richtet.
2. Minute 2 bis 4, Ort: Zeigt Kontaktpunkt, Rückzugsort und Rettungszugang. Gebt Schlüssel weiter und prüft den Weg, statt nur auf einen Plan zu zeigen.
3. Minute 4 bis 6, Erreichbarkeit: Führt einen Testanruf durch. Legt fest, was bei Funkloch, besetzter Leitung oder einem verlorenen Gerät passiert.
4. Minute 6 bis 9, Hilferuf üben: Eine Person sagt: „Ich möchte nicht mit dieser Gruppe weitergehen.“ Übt Zuhören, eine offene Frage und das Organisieren einer passenden Begleitung.
5. Minute 9 bis 11, Notfall: Wiederholt 112, genaue Adresse und Einweisung der Rettungskräfte. Niemand wartet für einen Notruf auf die Zustimmung der Orga-Leitung.
6. Minute 11 bis 12, Rückfragen: Jede Person nennt ihren nächsten Kontakt und das Schichtende. Für jede offene Frage legt ihr fest, wer sie vor dem Start klärt.

Lasst Helfende keine persönlichen Gewalterfahrungen zur Übung erzählen. Ein ausgedachtes, einfaches Szenario genügt. Wer sich einer Aufgabe nicht gewachsen fühlt, sollte sie vor Dienstbeginn abgeben können.

6. Einen Hilferuf aufnehmen und verlässlich übergeben

Zuerst ansprechbar bleiben. Stellt euch kurz vor: „Ich bin heute im Awareness-Team. Was brauchst du gerade?“ Hört zu, ohne einen detaillierten Bericht einzufordern. Bietet Möglichkeiten an, etwa Abstand, einen ruhigeren Ort oder eine gewünschte Begleitperson. Fragt vor Berührungen und entscheidet nicht über den Kopf einer ansprechbaren Person hinweg.

Den unmittelbaren Bedarf klären. Geht es um ein Gespräch, eine Bedrohung, eine Verletzung oder plötzlich starke körperliche Beschwerden? Um Hilfe zu holen, müsst ihr nicht erst herausfinden, ob eine bestimmte Substanz im Spiel war oder eine Straftat vorliegt. Ermittlungen und medizinische Diagnosen gehören nicht zu euren Aufgaben im Awareness-Team.

Bei einem Notfall direkt handeln. Bei Bewusstlosigkeit, Atemproblemen oder fehlender Ansprechbarkeit ruft ihr 112 und folgt den Anweisungen der Leitstelle. Lasst die Person nicht allein. Eine zweite Person kann Rettungskräfte zum richtigen Eingang führen. Medizinische Hilfe geht vor einem Gespräch über den genauen Hergang und vor jedem Getränketest.

Das Deutsche Rote Kreuz erklärt die Erste Hilfe bei Bewusstlosigkeit: Atmet die bewusstlose Person normal, bringt sie in die stabile Seitenlage und kontrolliert weiter die Atmung. Fehlt eine normale Atmung oder seid ihr unsicher, beginnt sofort mit Wiederbelebung und lasst euch über 112 anleiten. Bei akuter Gewalt haltet Abstand, bringt euch nicht selbst in Gefahr und ruft 110. Organisiert Unterstützung von einem sicheren Ort.

Unterstützung konkret organisieren. Erklärt, was ihr als Nächstes tun möchtet und wer dazukommt. Drängt niemanden zu einer Aussprache mit der Person, über die sich beschwert wurde. Während ihr die betroffene Person weiter begleitet, kümmert sich die zuständige Ansprechperson um notwendige Maßnahmen im Betrieb.

Die Übernahme bestätigen lassen. „Geh mal zur Bar“ beendet eure Aufgabe nicht. Verständigt die zuständige Person, begleitet auf Wunsch dorthin und klärt, dass sie übernimmt. Fragt auch, welche vertraute Person dabeibleiben soll. Eine behauptete Freundschaft allein ersetzt nicht den Wunsch der betroffenen Person.

Bei Verdacht auf K.o.-Tropfen

Nehmt den Verdacht ernst, ohne aus Symptomen auf eine bestimmte Substanz zu schließen. Trinkt aus dem verdächtigen Getränk nicht weiter und probiert es nicht zur Kontrolle. Die Polizeiliche Kriminalprävention verweist mit „Don’t Knock Me Out“ auf Aufklärung zu K.o.-Mitteln und ihren Gefahren. Das gleichnamige Forschungsprojekt bietet einen weiteren Zugang zum Thema. Daraus folgt weder eine Beschaffungspflicht noch ein Wirksamkeitsbeleg für ein bestimmtes Produkt.

Bei Beschwerden oder einem möglichen Übergriff organisiert ihr zeitnah ärztliche Hilfe. Sprecht einen möglichen Substanzverdacht dort ausdrücklich an. Bewahrt vorhandene Getränkereste bei konkretem Verdacht möglichst unverändert auf und stimmt weitere Schritte mit medizinischem Personal oder Polizei ab, ohne die Versorgung zu verzögern.

Falls ihr Getränketests anbieten möchtet, findet ihr Produktinformationen auf der DrinkCheck-Produktseite. Lest vor dem Einsatz die Originalanleitung und macht euch mit den Grenzen vertraut, die wir unter Belege und Anwendung erläutern. Ein unauffälliges Ergebnis gibt weder das Getränk frei noch entkräftet es einen Hilferuf. Wie Freund:innen unterstützen können, beschreibt unser Beitrag zu Zivilcourage bei einem Verdacht. Die hier beschriebene Hilfe bleibt unabhängig vom Test.

7. Kneipentour, Ortswechsel und Heimweg mitplanen

Bestimmt für jede Gruppe der Kneipentour eine bekannte Tourbegleitung und eine Vertretung. Beschreibt den nächsten Treffpunkt so, dass er auch ohne Karten-App zu finden ist. Mit jedem Betrieb vereinbart ihr, wann ihr ungefähr kommt, wie viele Menschen erwartet werden und wer euch empfängt.

Der Heidelberger Ersti-Leitfaden beschreibt Teams bei Bartouren als bekannte Konstante in einer fremden Stadt. Für eure Tour heißt das: Auch beim Ortswechsel bleibt eine bekannte Begleitperson für die Gruppe ansprechbar.

Vor jedem Aufbruch sagt ihr das nächste Ziel, den Treffpunkt bei Trennung und den aktuell besetzten Hilfekontakt an. Am neuen Ort bestätigt die Tourbegleitung der Orga kurz die Ankunft. Erwachsene dürfen früher gehen oder einen Programmpunkt auslassen. Bietet eine freiwillige kurze Abmeldung an, ohne daraus eine öffentliche Namensliste oder eine Rechtfertigungspflicht zu machen.

Wenn jemand Unterstützung braucht, teilt ihr die Aufgaben auf: Eine geeignete Person bleibt bei der betroffenen Person, eine andere führt die Gruppe weiter, sofern die Besetzung das erlaubt. Der Kontakt am nächsten Ort erfährt, dass eine Begleitung läuft, ohne unnötige persönliche Details. Fehlt diese zweite Person, pausiert die Tour, bis Unterstützung organisiert ist.

Was macht ihr, wenn die nächste Kneipe voll ist oder sich vor Ort als ungeeignet herausstellt? Vereinbart vorher einen Ersatztreffpunkt, den ihr der Gruppe schnell erklären könnt. Prüft auch den Weg dorthin für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen. So müsst ihr euch nicht erst auf dem Bürgersteig verständigen, während die Gruppe schon auseinandergeht.

Das Ende braucht eine eigene Zuständigkeit

Prüft kurz vor der Veranstaltung, wann die letzten Busse und Bahnen tatsächlich fahren. Haltet Nachtverbindungen und Taxikontakte bereit und besprecht mögliche Kosten. Eine kostenlose Heimfahrt könnt ihr erst anbieten, wenn Budget und Abwicklung geklärt sind. Legt auch fest, wer erreichbar bleibt und entscheidet, wenn eine Verbindung ausfällt oder verpasst wird.

Sagt schon zu Beginn und nochmals vor dem letzten Ortswechsel, wann eure Betreuung endet. Laufende Hilfesituationen werden persönlich übergeben; sie enden nicht mit der Uhrzeit auf dem Schichtplan. Für den anschließenden selbstorganisierten Heimweg nennt ihr geprüfte Alternativen. Eine Nummer, die dann niemand mehr betreut, kennzeichnet ihr entsprechend.

Eine plötzlich stark beeinträchtigte Person einfach allein in ein Taxi zu setzen, ist kein Hilfeplan. Klärt zuerst den medizinischen Bedarf und organisiert gegebenenfalls professionelle Hilfe. Bei ansprechbaren Personen stimmt ihr eine gewünschte Begleitung und das Ziel ab. Allgemeine Absprachen für Freundesgruppen stehen in unserer Checkliste für den Clubbesuch.

8. Professionelle Hilfe vorab kennen

Legt eine kurze Kontaktkarte für das Team an: 112 für medizinische Notfälle, 110 bei akuter Bedrohung oder Gewalt, dazu örtliche Fachberatungsstellen und die zuständigen Hochschulkontakte. Prüft bei Beratungsangeboten Öffnungszeiten, Zielgruppen, Sprachen und Kontaktwege. Für eine Veranstaltung in Österreich oder der Schweiz müsstet ihr die örtlichen Angebote und Regeln gesondert recherchieren.

Die Awareness-Vernetzung an der Universität Bremen benennt begrenzte ehrenamtliche Kapazitäten und erklärt ausdrücklich, keine Akutbetreuung anzubieten. Dieses Beispiel zeigt, weshalb ein Eintrag im Hochschulverzeichnis allein keinen erreichbaren Abendkontakt schafft.

Fragt Beratungsstellen rechtzeitig, ob sie euch beim Konzept oder einer Schulung unterstützen können. Besprecht außerdem ausdrücklich, welche Hilfe während eurer Veranstaltungszeiten verfügbar ist. Auch der Heidelberger Leitfaden grenzt Awareness von Polizei, Rettung, psychologischer Hilfe und Security ab.

Gebt betroffenen Personen Wahlmöglichkeiten für weitere Unterstützung. Macht eine Anzeige nicht zur Voraussetzung für ein Gespräch oder Begleitung. Bei einer akuten Gefahr handelt ihr unverzüglich. Fragen zu medizinischer Untersuchung, vertraulicher Spurensicherung oder weiteren Schritten gehören an die entsprechend qualifizierten örtlichen Stellen.

Ein bundesweiter Beratungskontakt ist das Hilfetelefon „Gewalt gegen Frauen“ unter 116 016. Es berät gewaltbetroffene Frauen sowie unter anderem Angehörige, Freundeskreis und Fachkräfte kostenfrei, anonym und rund um die Uhr. Tragt für weitere Zielgruppen passende Angebote vor Ort ein. Ein Beratungsanruf ersetzt bei einer akuten medizinischen Gefahr nicht die 112.

9. Datensparsam nachbereiten und Wissen weitergeben

Nehmt euch nach jeder Veranstaltung kurz Zeit für den Ablauf: War das Telefon hörbar? War der Rückzugsort erreichbar? Hat die Ablösung stattgefunden? Musste jemand mehrere Aufgaben gleichzeitig übernehmen? Diese Fragen lassen sich meist ohne Namen und ohne ausführliche Schilderungen persönlicher Erlebnisse beantworten.

Haltet organisatorische Beobachtungen knapp fest, zum Beispiel: „Am Mittwoch war der Seiteneingang ab 22 Uhr verschlossen; Ortsblatt korrigieren.“ In kleinen Gruppen können allerdings auch Ort, Uhrzeit und Einzelheiten eine Person erkennbar machen. Entfernt solche Details aus Unterlagen, die breit weitergegeben werden.

Falls personenbezogene Notizen überhaupt notwendig sind, klärt vorher Zweck, Rechtsgrundlage, Zugriff und Aufbewahrung mit der zuständigen Datenschutzstelle. Diese Vorlage legt keine pauschale Speicherfrist fest. Sammelt weder Diagnosen auf Verdacht noch Fotos oder private Chatverläufe für den nächsten Fachschaftsjahrgang.

Gebt Teilnehmenden auch nach der Veranstaltung die Möglichkeit, freiwillig und ohne Namensangabe eine Rückmeldung zu geben. Sagt dazu, wer die Nachrichten liest und dass dieser Kontakt kein Notfallkanal ist. Benennt im Team eine Person, die sich um Verbesserungsvorschläge kümmert. So landet eine wiederholt unbesetzte Telefonnummer nicht einfach unverändert im nächsten Semesterprogramm.

10. Vorbereitungscheckliste für Fachschaften und AStA-Teams

Redaktionelle Vorlage: Nutzt die Liste im Planungstreffen und erneut vor Ort. Für jeden offenen Punkt ergänzt ihr eine zuständige Person und einen Termin. Nicht geklärte Hilfewege sind ein Anlass, das Programm anzupassen.

Sobald das Programm steht

• Für jedes Format sind Veranstaltende, Orga-Leitung und örtliche Entscheidungswege geklärt.
• Gleichzeitige Angebote und Wege sind im Dienstplan abgebildet.
• Jede Schicht hat eine Vertretung; Pausen und Begleitungen sind berücksichtigt.
• Beschwerden über Teammitglieder können eine unbeteiligte Person erreichen.
• Jede Location hat Kontaktpunkt, Rückzugsoption und Rettungszugang bestätigt.
• Beratungsangebote wurden auf tatsächliche Erreichbarkeit geprüft.
• Heimwege, mögliche Kosten und das Ende der Betreuung sind geklärt.

Vor der ersten Veranstaltung

• Ortsblätter enthalten aktuelle Adressen, Zugänge und geprüfte Wegeinformationen.
• Gästeinformationen nennen Erkennungszeichen, Kontakt, Dienstzeiten und Ausfallalternative.
• Hilfe ist auch ohne Smartphone auffindbar.
• Neue Freiwillige sind vorbereitet; Personal und Betrieb kennen den Ablauf.
• Telefon, Funk, Ladegeräte und Schlüssel sind vorhanden und getestet.
• Das Team hat einen Hilferuf und einen Ortswechsel gemeinsam durchgespielt.

Vor jeder Schicht und vor dem Abschluss

• Die nächste Schicht ist tatsächlich da und bestätigt die Übernahme.
• Kontaktpunkt und Rückzugsoption sind weiterhin nutzbar.
• Die Gruppe kennt nächstes Ziel und Treffpunkt bei Trennung.
• Fahrpläne und vereinbarte Heimwegoptionen passen zum aktuellen Abend.
• Laufende Unterstützung ist eindeutig übergeben; niemand bleibt wegen Dienstende allein zurück.
• Organisatorische Lücken werden knapp an die zuständige Person gemeldet.

Nehmt die Liste zur letzten Ortsbegehung mit. Wenn ihr eine Frage nur mit „Das wird schon jemand machen“ beantworten könnt, fehlt noch eine Absprache. Den allgemeinen Aufbau eines Veranstaltungskonzepts ergänzt unser Awareness-Blueprint für Clubs und Veranstaltende. Für eure Erstiwoche zählen besonders die Übergänge zwischen Schichten, Orten und Menschen.

Redaktioneller Stand und Quellenabruf: 7. September 2026. Bildnachweise: zwei mit Higgsfield erzeugte KI-Symbolbilder; keine Dokumentation einer tatsächlichen Hochschule oder Veranstaltung.